Antragstellende Personen haben die zum Nachweis der Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Beihilfe erforderlichen Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu führen. Aufzeichnungen, die auf Grund anderer Bestimmungen erstellt worden sind, können herangezogen werden. Antragstellende Personen sind verpflichtet, die Aufzeichnungen sowie die sich darauf beziehenden Belege sieben Jahre vom Ende des Kalenderjahres an, auf das sie sich beziehen, sicher und geordnet aufzubewahren.